Samyak Solutions Inc. (SSI) busca un Asistente Administrativo experimentado para apoyar el Programa de Asistencia a Víctimas y Testigos en la Oficina del Fiscal de los Estados Unidos, Distrito Este de Luisiana (USAO-EDLA). La misión de USAO-EDLA es procesar y defender casos en nombre del gobierno federal. En este puesto, el Asistente Administrativo presta servicio en el Programa de Testigos de Hecho, proporcionando servicios administrativos y de apoyo a casos esenciales a los Testigos de Hechos durante audiencias, procedimientos del Gran Jurado y juicios. El puesto requiere un conocimiento práctico de las leyes, normativas y requisitos del DOJ aplicables, e implica gestionar agendas complejas, coordinar la logística de los testigos, preparar la documentación financiera y apoyar la preparación del juicio para mantener el funcionamiento sin problemas del caso. Este es un puesto presencial situado en Nueva Orleans, Luisiana.

Responsabilidades clave

• Mantener y registrar las citaciones de los Testigos de Hecho para los procedimientos del Gran Jurado, audiencias y juicios, incluyendo la agenda y coordinación con los AUSA y el personal de apoyo legal.

• Reunirse con los Testigos de los hechos para completar la documentación requerida y recoger recibos y documentos de respaldo para el reembolso.

• Supervisar el calendario semanal del Gran Jurado para asegurarse de que todas las citaciones sean recibidas, registradas y procesadas.

• Comunicarse regularmente con los AUSAs de la División Criminal y el personal de apoyo para obtener información actualizada sobre el estado del caso, las necesidades de los testigos y los próximos eventos judiciales.

• Escanear, archivar y procesar vales de Fact Witness manteniendo registros precisos y sistemas de archivo organizados.

• Resolver problemas con los vales de viaje y coordinarse con el personal adecuado para resolver problemas de pago o procesamiento.

• Asegurar reservas de viaje y alojamiento para los Testigos de Hechos a tarifas gubernamentales cuando esté disponible; contactar con los testigos para recopilar información sobre viajes y comunicar los acuerdos definitivos a los AUSA.

• Preparar vales para Fact Witness para el reembolso de gastos y ayudar en la conciliación de las cuentas de tarjetas de crédito de viaje de Fact Witness.

• Consultar la documentación necesaria para la conciliación mensual; Conciliar las transacciones de crédito y resolver discrepancias asociadas con cuentas de viajes o reembolso.

• Apoyar a los equipos de juicio con la coordinación relacionada con los testigos y ayudar en la coordinación de reuniones de preparación del juicio, mantenimiento de calendarios y actualización de hojas de cálculo.

• Establecer y mantener archivos de trabajo que contengan correspondencia, informes y registros pertinentes a los casos.

• Desarrollar y mantener sistemas de seguimiento para casos en curso; mantener informados a los especialistas del programa sobre el avance de los casos y los próximos plazos; Gestiona los calendarios de audiencias, fechas de juicio y fechas de sentencia.

• Producir una amplia variedad de documentos escritos utilizando múltiples aplicaciones de software de oficina, integrando los resultados en tablas, tablas y gráficos complejos.

• Garantizar un formato adecuado, precisión de los datos y ortografía, puntuación y gramática correctas en todos los materiales escritos.

Cualificaciones

• Experiencia, educación, formación y habilidades suficientes para desempeñar satisfactoriamente las funciones descritas anteriormente; Se prefiere ampliamente experiencia especializada en gestión de testigos, servicios a víctimas o apoyo legal/administrativo.

• Dominio de MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS Access, otras bases de datos y Adobe Acrobat Professional.

• Sólidas habilidades comunicativas, con la capacidad de trabajar e interactuar de manera profesional y efectiva con todos los niveles de personal.

• Capacidad para cumplir plazos establecidos y trabajar como un jugador de equipo en un entorno profesional de oficina.

• Habilidad para conocer y tratar con las personas de manera cortés y diplomática.

• Capacidad para revisar una amplia variedad de documentos legales y no legales, incluidos Mociones y Escritos.

• Nacionalidad estadounidense requerida; debe cumplir los requisitos de residencia del DOJ.

• Capacidad para superar una exención mínima de investigación de antecedentes antes de comenzar el trabajo in situ.

Entorno de trabajo

Este es un puesto a tiempo completo en el sitio en las instalaciones de USAO-EDLA en Nueva Orleans, Luisiana; El teletrabajo situacional puede estar autorizado según la política de la agencia. El Gobierno proporcionará espacio de oficina, un teléfono y un PC en red con el software necesario y acceso a bases de datos. Ocasionalmente puede ser necesario trabajo por la tarde y los fines de semana, y las horas extra solo se autorizan con la aprobación previa del Oficial de Contratación. Se pueden autorizar viajes ocasionales no locales para proyectos especiales, sujetos a la aprobación previa del Oficial de Contratación.

Acerca de Samyak Solutions Inc.

Samyak Solutions Inc. (SSI) es un contratista del gobierno federal que proporciona servicios de personal, administrativos y de apoyo a la misión a agencias de todo el gobierno. SSI está comprometida a colocar profesionales cualificados y fiables en roles que apoyan directamente las operaciones de nuestros clientes federales.