Samyak Solutions Inc. (SSI) busca un Secretario / Asistente Administrativo detallista y fiable para apoyar las operaciones diarias en la Oficina del Fiscal de los Estados Unidos, Distrito Norte de Mississippi (USAO-MSN). La misión de USAO-MSN es procesar y defender casos en nombre del Gobierno Federal, y este puesto proporciona apoyo administrativo y de gestión de casos esencial para ayudar a que la oficina funcione de manera eficiente. Este es un puesto presencial ubicado en la oficina de USAO-MSN en Oxford, Mississippi.

Responsabilidades clave

• Contestar, filtrar y enrutar llamadas entrantes; Saludar y examinar a los visitantes de la oficina.

• Emitir acreditaciones de visitante, mantener registros de registro y garantizar el cumplimiento de las disposiciones de seguridad de las instalaciones.

• Procesar, marcar la fecha, clasificar y registrar las entregas de correo entrante; Gestiona proyectos de copia.

• Preparar y procesar el correo saliente y los envíos ligeros.

• Operar equipos estándar de oficina, incluyendo fotocopiadoras, faxes, sistemas de teléfono/buzón de voz multilínea, máquinas de correo, teclados de seguridad y aplicaciones informáticas.

• Generar formularios y documentos a partir de plantillas; realizar la introducción de datos, creación de archivos y gestión de registros, incluyendo la purga de archivos en papel y soportes electrónicos para su archivo o destrucción.

• Reservar salas de conferencias y vehículos gubernamentales utilizando calendarios de programación en línea.

• Organizar y priorizar el trabajo que implica tareas con varios pasos variados.

• Abrir nuevos casos según la autorización y enviar correos electrónicos de notificación de 'nuevo caso abierto' con la ubicación del archivo y el número de caso USAO.

• Introducir la información de apertura de casos civiles y penales en el sistema de gestión de casos de la USAO (CaseView), incluyendo nuevos casos, apelaciones, cierre de casos y denegaciones.

• Verificar y verificar la exactitud de los datos introducidos, realizar revisiones de control de calidad utilizando bases de datos en línea, corregir errores, mantener la confidencialidad de la información sensible y documentar toda la actividad de introducción de datos.

• Presentar electrónicamente documentos judiciales a través de diversos sistemas y portales judiciales.

• Organizar y gestionar archivos digitales de casos utilizando sistemas en la nube que soportan control de versiones, almacenamiento seguro y compartición.

Cualificaciones

• Se requiere el diploma de secundaria o equivalente; Algunos cursos universitarios o un título universitario son un plus.

• Experiencia previa en un puesto administrativo, secretarial o de apoyo en oficina, idealmente en un entorno legal, policial o gubernamental federal.

• Se requiere la ciudadanía estadounidense.

• Capacidad para obtener y mantener una determinación de Acceso a Seguridad de Confianza Pública.

• Sólidas habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples tareas con distinta complejidad y secuenciación.

• Alto grado de precisión y atención al detalle, especialmente en la introducción de datos y la gestión de registros de casos.

• Comodidad al trabajar con tecnología estándar de oficina, software de gestión de casos y sistemas documentales basados en la nube.

• Capacidad para mantener una estricta confidencialidad al manipular información sensible y protegida por la Ley de Privacidad.

Entorno de trabajo

Este es un puesto a tiempo completo en las instalaciones de USAO-MSN en Oxford, Mississippi. El Gobierno proporcionará espacio de oficinas, un teléfono y un PC en red con el software y acceso a bases de datos necesarios. Se pueden autorizar horas extra ocasionales con aprobación previa del COR; En ocasiones puede ser necesario viajar por localidad local (dentro de un radio de 50 millas), y cualquier viaje nocturno requiere aprobación previa por escrito.

Acerca de Samyak Solutions Inc.

Samyak Solutions Inc. (SSI) es un contratista del gobierno federal que proporciona servicios de personal, administrativos y de apoyo a la misión a agencias de todo el gobierno. SSI está comprometida a colocar profesionales cualificados y fiables en roles que apoyan directamente las operaciones de nuestros clientes federales.